Entreprises : tout savoir sur l’externalisation

L’externalisation est de plus en plus recourue par les entreprises. Les raisons à cela sont nombreuses : focalisation sur le cœur de métier, réduction des coûts, économies d’échelle ou encore gains de performance, etc. Dans tous les cas, cette stratégie est à considérer. Que faut-il savoir pour la réussir ? Pourquoi externaliser ? Comment externaliser ? Quand externaliser ? Voici quelques éléments de réponse.

Pourquoi externaliser ?

Comme motivations d’une externalisation au sein d’une entreprise figurent la réduction des coûts et les économies d’échelle. Mais il n’y a pas que ces raisons qui expliquent ce choix d’organisation. L’optimisation des performances de l’entreprise en vue de meilleurs rendements, ainsi que l’accès à des compétences spécifiques constituent aussi un facteur d’externalisation important. En outre, les entreprises souhaitent se concentrer sur leur activité principale pour une meilleure productivité et délèguent ainsi les tâches secondaires à d’autres entreprises dédiées et habilitées.

En théorie, toutes les entreprises peuvent externaliser des services, de la fonction d’expert-comptable aux tâches administratives, en passant par les ressources humaines, la relation client, la communication, la supply chain et tant d’autres encore. Toutefois, des mesures d’accompagnement s’imposent. Il faut également distinguer les fonctions principales des fonctions secondaires. Seules ces dernières sont externalisables. Ensuite, parmi les fonctions secondaires, il faut encore faire le tri en fonction du marché, des risques, de la concurrence ou encore des objectifs à atteindre.

Comment externaliser ?

Une externalisation ne se fait pas à la va-vite. Il faut considérer plusieurs facteurs. Beaucoup d’entreprises ayant passé le cap se sont vues faire marche arrière par manque de préparation. Il est important de bien identifier les objectifs au préalable. Le choix du fournisseur compte aussi énormément pour la réussite de ce procédé. En effet, il faut opter pour un prestataire externe sérieux et faire un suivi régulier des contrats en vue d’une bonne infogérance. C’est souvent après la signature des contrats que les problèmes surviennent.

Le suivi au quotidien du travail des prestataires doit se faire avec rigueur. La vigilance doit être doublée pour une petite entreprise. Il est recommandé de considérer le rapport de force pour éviter les soucis. En général, les sociétés de services ont tendance à accorder plus d’importance aux entreprises de grande envergure. Pour avoir une la mainmise sur les services fournis par les prestataires, une réunion hebdomadaire doit être organisé.

Quand externaliser ?

Le bon moment pour externaliser dépend de chaque entreprise. Pour certaines, l’infogérance survient en fin de carrière. Pour mieux se concentrer sur l’établissement de nouveaux systèmes, l’entreprise opte pour l’externalisation. Dans ce cas, le contrat est temporaire le temps de finaliser la transition. Dans d’autres cas, une externalisation est idéale lorsque l’entreprise doit atteindre des objectifs précis ou répondre à des impératifs. Les prestataires de services permettent alors d’alléger ses tâches.

Une externalisation d’exploitation est aussi possible. Elle consiste à solliciter un prestataire de service pour la gestion d’un volet précis pour lequel elle ne dispose pas encore d’assez de ressources en interne. Enfin, l’externalisation applicative est recourue lorsque l’entreprise souhaite se concentrer sur son cœur de métier. Cela arrive lorsque l’entreprise donneuse d’ordre veut se délester de la gérance d’un service donné.

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